【電話が苦手な就活生必見！】好印象を残すためのマナーをご紹介
就職活動も本格化してきて「電話」するという場面が多くなってきていることでしょう。
「電話が苦手」という方、結構多いと思います。
私も電話が大の苦手でした。
私が電話が苦手だった理由は「電話のマナーがわからない」からでした。
電話のマナーを知ると苦手意識はだいぶなくなるのではないかと思います。
そこで、電話が苦手な就活生のために
- 電話をかけるときのマナー
- 電話を受けるときのマナー
- 電話対応のポイント
という３つをチアキャリアからご紹介していきます。
就活生側から電話をかける場合のマナー
まずは、電話をかけるときのマナーを説明していきます！
守るべきマナーは
- ①電話番号を間違えない
- ②「もしもし」は使わない
- ③先に名乗ってから先方を確認する
- ④電話はかけた方から切る の４点です。 順番に見ていきましょう。
電話かけ方マナー①：電話番号を間違えない
マナーというよりは注意すべきポイントですが、電話番号を間違えないように気を付けましょう。
発信ボタンを押す前にもう一度番号を確認してみてください。
電話かけ方マナー②：「もしもし」は使わない
普段使うのでやってしまいがちですが、「もしもし」は使ってはいけません。
電話がつながったら「お忙しいところ恐れ入ります」などの言葉で話し始めましょう。
電話かけ方マナー③：先に名乗ってから先方を確認する
ビジネスの電話では、基本的にかけた側が先に名乗るのがマナーです。
先方が出たら、まずは「お忙しいところ恐れ入ります、私○○大学の○○と申します」などと、自分が誰であるかを名乗りましょう。
相手が「はい」などと答えてから、「○○様でいらっしゃいますか？」と先方に間違いがないかを確認します。
電話かけ方マナー④：電話はかけた方から切る
電話はかけた方から切るというマナーがあります。
用件とお礼が終わったら「それでは失礼いたします」と告げて電話を切りましょう。
ビジネスの電話では「相手が切ってからこちらも電話を切る」という風潮もありますが、お互いがその姿勢ではどちらも電話を切ることができません。
電話をかけた方が先に電話を切ることで、先方もスムーズに終話できます。
電話をかけるとき最初に何を伝えるべきか。
電話をかけるときに最初に伝えるべきことは以下の５つです。
（1）挨拶
（2）名前（フルネーム）
（3）大学名
（4）用件
（5）電話をしたい相手
ここでのポイントは、誰でも分かるように、自分が誰で、何のために連絡したかを丁寧に伝えることです。
名前をフルネームで伝えたり、大学名を伝えたりすることなどに気を付けましょう。
電話に出た人が担当者ではない可能性や、担当者であっても時間がなくてその時すぐに対応できない可能性を考え、先に用件を簡潔に伝えることも大切です。
◆最後に、例を載せますので、ぜひ参考にしてください！
```お忙しいところ恐れ入ります。
私、○○大学の（フルネーム）と申します。
本日、△時～の会社説明会に参加させていただくため、お伺いいたしました。
（人事の方のお名前）さんはいらっしゃいますか？
```
就活生側が電話を受けるときのマナー
次は「電話を受けるときのマナー」をいくつかポイントを絞って説明していきます！
こちらは
- ①電話の横にはメモとペンを用意しておく
- ②コール音3回以内に出る
- ③「お世話になっております」と挨拶
- ④大学名、自分の名前を名乗る
- ⑤かかってきた電話に「失礼します」は使わない
- ⑥先方が切るのを待つ の６点です。 順にみていきましょう。
電話受け方マナー①：電話の横にはメモとペンを用意しておく
聞いた内容を忘れないように、メモをとる用意をしておきましょう。
難しいかもしれませんが、自分が電話に出る可能性が高い場所の近くにはメモとペンがあると良いですね。
カバンの中には常にスケジュール帳などを入れておきましょう。
万が一メモとペンがなければ、スマホで電話しながらスマホでメモをとるという方法もあります。
電話受け方マナー②：コール音3回以内に出る
ビジネスの電話は「コール3回以内に出る」というマナーがあります。
3回以上のコール分、相手を待たせないよう迅速に電話に出ましょう。
電話はかけた方の受話器から先にコール音が発せられます。
つまり、こちらでは3回しか鳴っていないコールも、先方の受話器では4回鳴っているということです。
プライベートの電話でも、だいたい5回のコールで相手が出なければ待たされている、と感じる人が多いと言われています。
電話に気付いたらなるべく早く電話に出ましょう！
電話受け方マナー③：「お世話になっております」と挨拶
相手が「○○社の○○でございます」などと名乗ったら、こちらは「お世話になっております」と返すこともマナーです。
これは、相手が知らない会社、知らない人でも同じです。
電話受け方マナー④：大学名、自分の名前を名乗る
電話に出たら「大学名・自分の名前」を名乗ります。
迷惑電話の可能性もあるので、企業からの電話だと分かってから大学名、名前を名乗りましょう。
電話に出たら「大学名・自分の名前」を名乗ります。
迷惑電話の可能性もあるので、企業からの電話だと分かってから大学名、名前を名乗りましょう。
知らない番号からの電話対策についてもっと知りたい方はこちら☞【例文付き】就活で知らない番号から電話がかかってきたら～折り返し方・受け方・対策～
電話受け方マナー⑤：かかってきた電話に「失礼します」は使わない
電話の最後と言えば「失礼します」という言葉を思い浮かべる人は少なくありません。
しかし、マナーの視点で言えば「失礼します」はかけた方が言う言葉です。
かかって来た側は「ありがとうございました」などのお礼の言葉で終えます。
かかって来た方が「失礼します」と言うと、それは暗に「早く電話を切りたい」という意図を表すことになります。
もちろん、先方の受け取り方は人によりますが、万が一の誤解を招かないためにも、かかって来た側は「失礼します」を使わずに、電話を切った方が無難です。
電話受け方マナー⑥：先方が切るのを待つ
先ほどもお話ししたように、電話はかけた方が先に切ります。
そのため、かかって来た側は先方が電話を切るまで電話を切ってはいけません。
先方が受話器を置き、こちらの受話器から「プープー」と聞こえたことを確認してから、
電話を切るようにしましょう。
もしも先方が電話を切ったつもりで誤った操作をしたと思われる場合（保留音が流れる、など）は、「○○様、お電話が切れていないようでございます。こちらから失礼いたします、お電話ありがとうございました」などと伝えて、静かに電話を切ると良いですね。
電話対応のポイント
電話では相手の顔を見ることができません。
そのため、電話での印象は「話し方」で決まります。
話し方の重要性はこちらの動画でも解説しています。
特に電話で話すときに大事になるのは、
- ①ゆっくり話す
- ②明るく、ハキハキと話す
- ③対面で話すときと同じ動作で話す
- ④ため息や鼻をすする音に注意する という４つのポイントです。
電話対応のポイント①：ゆっくり話す
電話は対面よりも早口に聞こえます。
対面で話すと気にならないのに、電話で話すと早口に聞こえる、と感じたことがある人がいると思います。
対面の場合は、相手の表情や周囲の状況などがこちらの理解を助けてくれますが、電話では声でしか話の内容を理解できません。
そのため、理解が追いつかないことの理由が、相手の早口にあると考えがちです。
通常の話し方よりもややスピードを落とすことと、一気に話さず適度に間を空けながら話すことを意識しましょう。
電話対応のポイント②：明るく、ハキハキと話す
電話で話すときは、相手が聞き取りやすいように明るく、ハキハキと話すことも大切です。
そのために、声のトーンをあげたり、口をしっかりと開け、舌を正確に動かしたりすると、ずいぶん聞き取りやすくなるので、意識してみると良いでしょう。
逆に、相手の声が聞こえない場合は「○○様、少しお声が遠いようです」などと、やんわり伝えるようにしましょう。
一瞬自分が聞き逃しただけ、という場合は「申し訳ございません、もう一度お伺いできるでしょうか?」など、お詫びを伝えた上で再度言ってもらうようにお願いをすると印象が良いようです。
電話対応のポイント③：対面で話すときと同じ動作で話す
対面で話すときと同じ動作をすることで自然に抑揚をつけることができます。
これがなぜ必要なのかというと、対面で話すと何も感じないのに、電話で話すと無愛想に感じる場合があるからです。
これは、電話の声に感情がこもっていないように聞こえるのが原因です。
これを改善するために、電話でも対面と同じ動作で話すことで、自然と言葉に抑揚が付き、無愛想でなくなります。
頭を下げたり、頷きながら相槌を打ったりすると、声に表情が出やすくなるのでおすすめです。
電話対応のポイント④：ため息や鼻をすする音に注意する
電話では自分の息が伝わりやすいので、注意したいのが「ため息」や「鼻をすする音」です。
くしゃみなど、自分の意思によらず出るものは仕方ありませんが、ため息や鼻をすする音は自分の意思で出るものです。
特にため息は印象が悪いので、ため息をつきたい状況であっても電話が終わるまでは我慢をしましょう。他にも、飲み物を飲み込むときの喉の音や、キーボードを強く叩く音なども電話の向こうに聞こえやすいので注意した方が良いかもしれません。
電話対応は相手の姿が見えない分マナーが大切
電話対応は相手の姿が見えないからこそ、マナーによって相手からの印象が決まります。
これらのマナーを意識してみてください！
もっと就活マナーについて知りたい方はこちらをチェック！
・就活メールマナー
☟【シチュエーション別例文付き】失礼のない就活メールを書くためのポイント
・基本ビジネスマナー
☟今すぐ実践できる！簡単ビジネスマナー
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普段の投稿とは系統異なりますが、
— CheerCareer〜働くにワクワクを、人生にもっと潤いを。 (@cheercareer) <a href="https://twitter.com/cheercareer/status/1562027711367098368?ref_src=twsrc%5Etfw">August 23, 2022
弊社デザイナーから「使うタイミングあれば使ってください」と貰った『的確な就活アドバイスをするじらじょ。』です。ご査収くださいませ…。#就活#24卒 #地雷女 #チアキャリア pic.twitter.com/d5wshYUv3v
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とはいえ「やっぱり電話は苦手・・・」と思った方もいると思います。
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