就活を進めていく中で、面接やOB・OG訪問の際に企業の方にメールを送る機会が必ず訪れます。
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「正しい敬語の使い方に不安がある」
「そもそも就活でのメールの送り方（送るタイミングや構成）がわからない」
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など、不安を感じることも多いのではないでしょうか。
就活生として失礼のないメールを送れるようになっておきたいですよね。

今回は、企業の人事担当者にメールを送る際に注意すべきポイントをお伝えします。
シチュエーション別に例文もご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

＜目次＞
1．就活メール作成時のポイント
2．就活メールの構成～4つの構成をおさえる～
3．【シチュエーション別】就活メールの例文紹介
　3-1．面接関連
　3-2．OB・OG訪問
　3-3．選考辞退
4．就活メールは選考に影響する？
5．失礼のない就活メールで印象アップを目指そう


1．就活メール作成時のポイント

メールアドレス

「絶対にこれでなければならない」という決まりはありませんが、大学の指定アドレスやフリーメールアドレスを使用するのが無難です。
普段使用しているアドレスだと、その他のメールに就活メールが埋もれてしまうかもしれません。
就活用に新しいアドレスを作成するのがおすすめです。

アカウントの表示名

就活生側として盲点になりやすいのが、このアカウント名です。
G-mailやYahooメール、outlookで新規アカウントを作成する際、アカウント名は、自分の氏名にしておきましょう。
「受信トレイを確認した際にあまりにユニークなアカウント名を見て驚いた」
という声も実際にあるようです。

時間帯

基本的には何時に送っても問題はありませんが、何か特別な理由がない限り、営業時間内に送るのが良いでしょう。
企業によっては「夜中にメールを送ってくるなんて非常識だ」ととらえられ、マイナスの印象を与えてしまうおそれもあります。
なるべく早く読んでもらいたい場合は、朝一の午前9時ごろに送信するのがおすすめです。
人事担当者は、出社後の朝一にメールをチェックし、それから業務にとりかかる場合が多いです。
そのため、朝一に送信すれば人事担当者の目にとまりやすくなります。

また、企業からのメールに返信する場合は24時間以内にするのがマナーです。
「後で返信すればいいや」と思って後回しにすると、そのまま返信を忘れてしまう危険もあるので、気づいたときにすぐ返信するようにするとよいです。

言葉づかい

就活メールを書くときは、普段あまり使わないような「書き言葉」を使用します。
よくわからないまま就活メールを書くと、間違った敬語を使い、失礼な文章になってしまいます。
尊敬語と謙譲語の間違い、二重敬語などは学生が間違えやすいところです。
また、慣れない敬語で、かえって回りくどく伝わりづらい文章になってしまうこともあります。
これを機に、正しい敬語の使い方を調べ、身につけましょう。

適切な改行

やり取りをする担当者の多くは、PCでメールチェックをします。
そのため、長い文を書いた場合、自分のスマホでは適切に改行していても、相手のPCでは不自然なところで改行され、読みにくくなってしまうケースがあります。
一文が長くなったときは、25～30文字程度で改行を行ったり、一文ごとに改行するなどの工夫をし、PCでも読みやすい文章にすることを心がけましょう。

誤字脱字に注意

人間は機械ではないため、タイプミスをしてしまうのは仕方のないことですが、可能な限り誤字脱字はないようにしましょう。
企業に送信する前に、どこかにミスはないかをしっかりチェックすることが大切です。

2．就活メールの構成～4つの構成をおさえる～

就活メールのポイントをおさえたら、次はメールの構成です。
基本的な就活メールの構成をみていきましょう。

件名

人事担当者は、毎日大量のメールのやり取りをしています。
件名を書かなかったり、どんな内容のメールかわかりにくい件名にすると、人事担当者が見落としてしまう可能性があります。
「【面接日程変更のお願い】○○大学　氏名」
というように、一目でメールの内容がわかるような件名を書くようにしましょう。

宛名

メールを送る企業名、部署名、相手の氏名（わかれば）を書きます。
送り先が部署の場合は「御中」、個人の場合は「様」を付けるようにしましょう。
ここは間違える人が多いため、注意が必要です。

(例1)
株式会社○○
人事部御中


(例2)
株式会社○○
人事部採用担当　△△様


本文

書き出しは、初めてやり取りをする場合は
「はじめまして」
「お世話になります」
等にし、2回目以降は
「お世話になっております」
とすると良いでしょう。

その後は
所属大学名、学部、学科、学年、氏名
を表記し、本題に入ります。
採用担当者はとても忙しいです。
伝えたい内容はなるべく簡潔に、かつ分かりやすくするよう心がけましょう。

署名

最後に署名です。
本文との間を罫線で区切り、
氏名、所属（大学名など）、住所、メールアドレス、電話番号
を書きましょう。

毎回入力するのが面倒だという場合は、一度作成した署名をコピーしてメモ帳などに貼り付けておき、必要になった時にコピーペーストすると簡単です。
また、自動で署名を入れる機能もあるので、一度ご自身のメールソフトをチェックしてみてください。

3．【シチュエーション別】就活メールの例文紹介

企業とメールでやり取りをするシーンの多くは

・面接関連
・OB・OG訪問
・選考辞退

かと思います。
ここでは、これら3つのシーンでの就活メールの例文をご紹介します。

3-1．面接関連

＜面接の日程調整＞
```
件名：【〇月△日面接の日程変更のお願い】○○大学　氏名
本文：
株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科〇年の○○です。
この度は、面接日程の変更をしていただきたく、ご連絡いたしました。

〇月△日×曜日○時より面接を行っていただく予定でしたが、
ゼミ活動のスケジュール変更に伴い、予定日時に貴社にお伺いすることができなくなってしまいました。
大変申し訳ございませんが、以下の日程から面接日程を再調整していただけないでしょうか。

・〇月△日×曜日　10:00~17:00(終了)
・〇月△日×曜日　14:00~17:00(終了)
・〇月△日×曜日　終日可能

こちらの都合によるご依頼となり大変恐縮ですが、
ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

氏名
○○大学○○学部○○学科
〒000-000
○○県○○市○○0-0
Mail：~~~~~~@~~~.jp
電話：000-0000-0000
```

＜面接後のお礼＞
```
件名：【〇月△日の面接のお礼】○○大学　氏名
本文：
株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科〇年の○○でございます。

本日はお忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
面接で○○様のお話を伺い、貴社の事業内容や社員の皆様の価値観、活躍するために必要な資質についての理解がより一層深まりました。
かねてより、貴社を第一志望として就職活動を進めてまいりましたが、本日の面接を通して、貴社の一員として働きたいと思う気持ちがますます強くなりました。

改めて、本日はお忙しい中面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

氏名
○○大学○○学部○○学科
〒000-000
○○県○○市○○0-0
Mail：~~~~~~@~~~.jp
電話：000-0000-0000
```

3-2．OB・OG訪問

```
件名：【OB訪問のお願い】○○大学　氏名
本文：
株式会社○○
人事部　○○様

はじめまして。
突然のご連絡で大変失礼いたします。
○○大学○○学部○○学科〇年の○○と申します。

大学のキャリアセンターにて○○様をご紹介いただき、
OB訪問をさせていただきたく、お願いのご連絡を差し上げました。

私は現在就職活動中であり、貴社に大変興味をもっております。
ぜひ○○様にお話をお伺いしたく、メールをお送りした次第です。

ご多忙中かと存じますが、ご検討いただけますと幸いです。

謹んでお願い申し上げます。

氏名
○○大学○○学部○○学科
〒000-000
○○県○○市○○0-0
Mail：~~~~~~@~~~.jp
電話：000-0000-0000
```

3-3．選考辞退

```
件名：【選考辞退のご連絡】○○大学　氏名
本文：
株式会社○○
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科〇年の○○です。

先日は面接選考のためにお時間をいただきありがとうございました。
次回の選考を〇月×日△時より予定しておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、この度ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

身勝手なお願いとは存じますが、ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます。

氏名
○○大学○○学部○○学科
〒000-000
○○県○○市○○0-0
Mail：~~~~~~@~~~.jp
電話：000-0000-0000
```

関連記事：選考辞退メールのマナーや注意点を解説！【例文あり】

4．就活メールは選考に影響する？

「就活メール（特にお礼メール）を送るかどうか、またその内容次第で選考に影響するのなら送っておこう」
と考える就活生もいるかもしれません。

結論からいうと、
「就活メールが選考結果に直結することはない」
です。
人事担当者は、ESや面接を通して、その就活生が今後自社で活躍してくれる可能性があるかを判断し、合否を決定します。
マナーを守った就活メールを送れていても、仮に面接で良い結果を残せなかった場合は、不合格になってしまうこともあります。。

しかし、礼儀正しい就活メールを送ることで、好印象をもってもらうことはできます。
礼儀正しく、かつ熱意が伝わるOB訪問の依頼メールを送ったことがきっかけで、特別にリクルーターがついたという話を聞いたことがあります。

また、面接やOB訪問のお礼メールについては、時間を割いてもらっていることへの感謝を示すのは社会人として当然のマナーの一つでもあります。
今までずっと送ってきたという人は、今後も続けていくとよいと思います。

5．失礼のない就活メールで印象アップを目指そう

以上、就活メールについてご紹介しました。
就活メールが選考に直接影響することはありませんが、丁寧なメールを送ることで、自分の人柄や性格をアピールすることができます。

複数daysのサマーインターン終了後、インターンシップ担当の方にお礼メールを送ったところ、
「こんなメールをもらったのは初めてでとても嬉しい。ご丁寧にありがとう」
という趣旨の返信をいただいたことがあります。
その後の選考に有利になったかと言われると全くそんなことはありませんでしたが、こういった返信をいただけるだけでも、送ってよかったなという気持ちになりますよね。

メールにおけるマナーは、社会人になると身につけていて当たり前だとみなされます。
みなさんも就活を機に、社会人としてのメールマナーを身につけましょう！