選考の中で、何らかの理由で選考を辞退したい/しなければいけない時があるかもしれません。
その際に、採用担当者にその旨を伝えるツールの１つにメールがあります。

しかし、
「どのタイミングで送ればよいのか」
「どのように書けばよいのか」
が分からない方も多いと思います。

そこで今回は、選考辞退を連絡する上での注意点やメールの書き方を中心に解説していきます。ぜひ最後まで読んでみてください。

1.選考辞退をすることは良くないことなのか

そもそも、選考を辞退することは良くないことなのでしょうか。

実際、選考辞退をすることに対して、企業は「仕方がない」と捉えることが多いとされています。

そのため、選考辞退をしたからといって、企業側にネガティブな印象を持たれてしまったり、自身の就活に影響をもたらすことはないと言えます。

また、決して選考辞退が珍しい事でもないため、深く考えすぎる必要はないと言えます。むしろ、選考辞退を決めたらすぐに連絡をすることや別の選考へと気持ちを切り替えることが重要だと言えるでしょう。

2.選考辞退を連絡する上での注意点

辞退を決めたらすぐに連絡をする

選考を辞退する際には、速やかに採用担当者に辞退する旨を連絡しなければなりません。無断で選考を辞退することや選考辞退の連絡が遅れてしまうと、採用担当者や企業に迷惑がかかってしまいます。トラブルにならないためにも、誠意を持って辞退の旨を伝えましょう。

適切な連絡手段を取る

選考までにある程度（2~3日以上）期間があれば、メールで辞退の連絡をしても問題ありません。ただし、選考日の直前に辞退の連絡をする際は、メールと電話の両方を使いましょう。メールだけでは採用担当者がすぐには気づかない可能性があるので、確実性の高い電話で辞退の旨を伝えましょう。

連絡する時間に気をつける

上述のように、選考辞退の連絡は速やかに行う必要がありますが、応募先企業の就業時間内に連絡するようにしましょう。特に電話で連絡を行う際は、始業直後や終業直前、お昼休憩前後などの時間を避けるように考慮することが大切です。

3.選考辞退メールを送る際のマナー

件名に選考辞退の旨を記載する

採用担当者は1日に数多くのメールに目を通しているため、一目でメールの内容が分かるような件名をつける必要があります。例として「選考辞退のご連絡　○○○○（自分の名前）」のような形にし、誰が辞退したのかもすぐに把握できるようにすると良いでしょう。

本文は簡潔にまとめる

本文では、選考を辞退する旨とその理由、そしてお詫びと感謝の気持ちを添えた文章が理想的です。件名同様、採用担当者がすぐに内容を理解できるように簡潔にまとめることを心がけましょう。

メールの最後に署名を記載する

選考辞退メールに限らず、メールの最後に自分の名前や大学名（学部・学科も含む）、連絡先（電話番号・メールアドレス）を記載することがビジネスマナーです。誤字脱字に気を付け、必ず記載をしましょう。

上述のマナーを踏まえた例文を以下に掲載しますので、選考辞退メールを書く際の参考にしてみてください。

件名：選考辞退のご連絡　○○○○（自分の名前、大学名・学部も書くとなお良い）

○○株式会社
○○部　○○○○様（名前が不明な場合は「採用担当者様」）

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○（自分の名前）です。
※以前選考を受けた場合などは、「先日は～ありがとうございました。」といった文を添える

この度、一身上の都合（具体的な理由を書いてもよい）により○月○日の○時から予定されていた○次面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

選考のために貴重な時間をいただいたにも関わらず、このような形になってしまい大変申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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○○○○（名前）
○○大学○○学部○○学科
Mail：○○○○@○○○○.○○.○○
TEL：○○○-○○○○-○○○○
———————————————

4.よくある質問

選考辞退の理由を明確に書かなければいけないのか？

選考辞退の理由を細かく伝える必要はありません。伝えたくない場合もあると思いますので、その場合は「一身上の都合で」といった表現を用いると良いでしょう。企業に対して失礼にならないように、そして辞退したことに対する謝罪が伝わる文章にすることが大切です。

メールの返信がこない場合はどうすればよいのか？

まずはメールを再送してみましょう。ただし、選考の日程が迫っている場合は、電話で連絡するとより確実だと言えます。再度連絡をする際には、「○月○日にメールを送らせていただきましたが、念のため再度ご連絡を差し上げました」というような一文を冒頭に添えましょう。

5.まとめ

ここまで、選考辞退をする際の注意点やメールの書き方などを解説してきました。

選考辞退をすることは悪い事ではありませんが、一度辞退してしまうと取り下げは基本的にできないため、十分に検討をする必要があります。

決定的な理由がないのであれば、気持ちを入れ直してもう一度頑張ってみるという選択肢もあります。実際に選考を受けてみて、そこで改めて辞退をするという判断をしても良いでしょう。

選考辞退をするかどうかを迷っているのであれば、家族や友人などの信頼できる人やキャリアアドバイザーや大学のキャリアセンターなどに相談してみましょう。

チアキャリアでは、就活のプロに相談できるキャリア面談を通して、就活の悩みを解決できます。ぜひ活用してみてください。

そして、誠意を持って辞退の旨を伝えることを怠らないようにしましょう。場合によっては、今後その企業と何らかの形で関わる可能性もあるため、誠意のある対応を心掛けることが大切です。