みなさん、こんにちは！スピードリンクジャパンの三船です。
いきなりですがビジネス文章って難しいですよね。
自分もビジネス文章には苦手意識があり、メールの文章を何度も書き直した経験があります。
何度書き直しても納得のいく文章ができず、落胆したこともありました。
そこで今回はビジネス文書について何に気を付ければよいのか、何がポイントなのかをざっくりとまとめてみました！

■ビジネス文書は小説ではない！
ビジネス文書は小説とは違い、上手な文章や美しい文章である必要はありません。
「読み手に理解してもらい、意図した行動をしてもらえるような」文章にしましょう。

■良いビジネス文章を書くには？
書きながら内容を考えるのでなく、「伝えたいことを決めてから」書くことが大事です。
これをしないと話の主題があちらこちらにズレてしまい、結局何をすればよいの？と相手方を困惑させてしまう文章になってしまいます。
これが起きないように、まずこれを伝えたい！ということを強く意識してから、
書き始めるようにすると良いと思います！

■ルールに則る！
ビジネス文書にはいくつかのルールがあります。
例えば、「宛名」では各位を用いる際に関係者「様」各位とはしないなどのルールがあります。
他にも「件名」の書き方や、「時候の挨拶」など何がふさわしい表現なのか一通り調べておくと良いと思います。
文章の伝えたい部分となる「主文」にも構成のルールがあります。
初めに「要件」を明示し、そのあとに何をして欲しいのかを示す「結論部」を持ってくる構成にするとわかりやすくてよいと思います。
このように、ルールに則りつつ文章を作成することでスムーズに書き進めることができます。

■これはNG表現！7選
①ぎゅうぎゅう詰め
②主語が不明瞭
※誰がやるのか責任の所在が不明になります。
③読点が少ない
④文末の表現が曖昧
※過剰な謙遜はどうすればいいのか分かりにくくなります。
⑤箇条書きができていない
※記号や罫線を用いて箇条書きをすることで、視覚的に分かりやすくなります。
⑥専門用語を用いる
⑦環境依存文字も用いる

以上、読みやすいビジネス文書の書き方でした！
拝読いただきありがとうございました。

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