選考日程調整から差がつく！就活で役立つメール返信術

昨今のコロナ禍にも影響されるリモートワークの促進によって、就活やビジネスの連絡手段の多様化も加速しています。 LineやSlackといったテキストチャットツール、メッセンジャーやTwitter、LinkedinといったSNSツールをビジネスコミュニケーションに使うケースも増えてきました。しかし、まだまだ第一線の通信手段はメールと電話です。実際、多くの人は就活のためのメールアドレスを用意し、メールで企業と連絡を取って選考を進めることになります。そこで今回は、日常で使うことが少なくなったメールについて就活や仕事で返信するときのポイントをまとめてみました。社会人でも意識すると差がつくポイントなので知らないことがないかチェックしてみてくださいね。 ## 差がつくメール返信術のポイントメール返信のポイントは大きく3つです - すぐに返信 - 簡潔で読みやすい - 気遣い筆者の社会人経験のなかでも、「この人はすごく仕事ができる」という印象を覚えた方は共通してこれらに当てはまっているように思います。さて、それぞれ詳しく見ていきましょう ### 差がつく連絡術のポイント１：すぐに返信企業からの連絡にはすぐに返信する**即レス**が基本です。 LINEで未読スルーされて「興味がないのかな？」と感じるのと似たようなものです。早い返信というのは、それだけで「ちゃんと連絡を返す人」「こちらからの連絡への対応の優先度を高く設定している人」であるというアピールに繋がり信頼感が生まれます。また、実際に仕事が進めやすくなるため「一緒に働きたい」という印象を与えることもできるでしょう。「どのくらい早ければ即レスなの？」という質問については、受け取り手の感覚にもよるのですが、ビジネスマンのなかでも***早い人は数分以内***に返します。「業界トップ営業成績」などのすごいビジネスマンは、早くて数分以内、遅くとも1時間以内には返信をするほどこのポイントを大切にしている方も多いです。ただ、すぐにメールを見れないこともあるため、目安として***「なるべく当日中、遅くとも24時間以内」***に返すのが良いでしょう。とは言ってもいきなりすぐに返信するのは難しいもの。せっかくなので、コツを2つ紹介します。早く返信するコツその１：わかる範囲の情報で確認完了メールを送る質問の解答を用意するのに時間がかかったり、すぐにはスケジュールがわからなかったりというような返信メールで必要なものがすぐに確認・用意できないときに使えるコツです。こんな時は、・メールを受け取り確認したこと・現時点でわかる範囲の内容・改めて確定した内容を返信する予定日時というメールを受け取った時点で返せる内容で返信をしましょう。簡潔な例 ``` 株式会社●● 人事部〇〇様お世話になっております。 △△大学の林です。ご連絡ありがとうございます。ご用命いただきました■■ですが、授業の関係で直近でのご用意が難しく、 ○日までにお送りさせていただければと存じます。お時間をいただき恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。 ``` この例では「授業の関係で直近でのご用意が難しく、」の部分はすぐに用意できない理由なので「大学側に問い合わせて返信いたしますので」や「スケジュールが確定するのが●日のため」など柔軟に置き換えてください。嘘をついてごまかす必要はないので、正直に誠実に返答しましょう。早く返信するコツその2：オリジナルテンプレートを用意しておくメール返信のパターンはある程度決まっています。最初は時間がかかるかもしれませんが、一度作ったメール文面を保存しておけばコピペ + 改変で丁寧なメールを素早く作成できます。ここでのポイントは、オリジナルにすること。上に例として挙げましたが、正直この文章は学生にしては結構固いです。面接など口頭で話すときと齟齬が出そうな場合、もう少し自分の話せる語彙で自分なりの丁寧な表現でテンプレートを作成するのが良いでしょう。このテンプレートを普段使うスマートフォンやパソコンでメモ帳や辞書登録をしておくと、打たなければいけない文字数が格段に減るため返信内容に集中できるメリットもあります。 #### 早く返信する際の注意点すぐに返すことは大切ですが、焦って誤った文章を送ってしまったり「確認しました」というだけの定型分で送ってしまうよりは丁寧に返信をする方が好ましいです。あくまでコミュニケーションですので、焦らず丁寧に返信しましょう。 ### 差がつく連絡術のポイント3：簡潔で読みやすい読みやすいメールを作成するときのポイントは次の4つです。 - 2〜4行程度ごとに行間を開ける - 1行ずつ改行を挟んだりはしない - スマホでもパソコンでもに綺麗に表示されるように20〜40字程度で改行 - 相手が知らない学内用語、専門用語を使わない #### ビジネスではタブー！？メールを送るときの注意点 - 装飾や絵文字を使わずシンプルに。ビジネスメールで絵文字は使わないようにしましょう。カジュアルになりすぎてしまうと言うのもありますが、環境によって文字化けしてしまったり意図しない絵文字に変換されてしまうことがあります。また、記号もパソコンやメールソフトによっては正しく表示されないことがありますので、極力使用は避ける方が良いでしょう。 - 誤字脱字は丁寧さの印象がマイナスに！送信前に見直そう誤字脱字や敬語の間違い、文法ミスや誤用（意外かもしれませんが、日本語ネイティブでもミス多いです。）などは送信前にきちんと確認すれば防げるもの。そのまま送ってしまうと、確認を怠るような丁寧さに欠ける人、という印象を与えかねません。失礼にならないように、メール送信前に文章をもう一度見直しましょう。 ### 差がつく連絡術のポイント3：気遣いメールはコミュニケーション手段の一つです。相手の状況に配慮したメール返信ができるかどうかは、そのままコミュニケーション能力が表れるといえるでしょう。 #### 連絡をする時刻なお、早く返信を！という意識で休日や深夜帯に返信するのは、企業によって受け取り方が変わります特に電話をする場合は、会社の営業時間は必ず確認しましょう。 #### 状況が変わったら体調不良やどうしても外せない用事などで日程を変更する場合、または別の企業で内定承諾をして選考を辞退する場合など、予め約束していた内容が守れないことがわかった時はすぐに連絡をしましょう。日程を変更するということは、選考のために確保していた時間や場所が無駄になるということ。時間が空いたからと急に別の予定をいれるのも難しい場合も多く、それが直前になるとなおさらです。もし事前の約束をキャンセルや変更したい場合、直ちに謝罪と共に連絡を入れましょう。 ## まとめ就活のメール返信で気を付ける3つのポイント - すぐに返信 - 簡潔で読みやすい - 気遣いについてまとめました。ピンポイントではありますが、何度も繰り返すことだけに意識しているとかなり効果的です。就活でも、入社後でも活用できるポイントなので、是非身につけてスキルアップを目指してください。もっとスキルアップに興味がある方はこちらもどうぞ https://cheercareer.jp/skillup/detail/30