就活におけるメールマナー!今すぐできる重要テクニック

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就活におけるメールマナー!今すぐできる重要テクニック

就活の時期は、インターンや説明会や選考に参加する回数が多いですよね。 一般的にインターンや説明会に参加して企業の選考に進むことになるかと思いますが、 選考の後や人事とのやりとりでメールをすることがありますよね。 その「就活メール」にももちろんマナーがあります。 就活中は、OB訪問の前後や企業の方から名刺をもらったタイミングなど、就活メールを送る機会はたくさんありますから、 ここはひとつ、就活のためにメールのマナーを押さえておくことをお勧めします。 会員登録はこちら ## 就活におけるメールマナー!今すぐできる重要テクニック ### 就活メールのタイトル(件名)は簡潔に! ビジネスパーソンは業種や職種・役職によって差がありつつも、 だいたい一日数十通のメールを受信しています(百通を超えるケースも普通にあります)。 一日数十通のメールを受信する日々を一週間も過ごせば分かることですが、就活メールってだいたい埋もれるんですね。 優れたビジネスパーソンは「件名」と「差出人」をぱっと見ただけで、 瞬時に判定し、 【即対応】 【後ほど対応する(マーキングする)】 【とりあえず後回し】 に分類するものです。 そんな状況において、なんだかよくわからない件名や、知らない差出人のメールは 【とりあえず後回し】にカテゴライズされるのは自然な流れと言えます。 「いやいや、僕の就活メールを読んでくださいよ!」 そう願う方は、以下のようにメールのタイトル(件名)に、 メール本文に書いた内容を簡潔にまとめ、所属と名前を書きましょう。 ``` > (例) > インターンシップのお礼(立教大学 平塚 ひかる) > > 会社訪問のお礼と感想(立教大学 平塚ひかる) ``` 「簡潔に」というのが重要。 くれぐれも顔文字とか☆マークを使われぬように(目立てばいいというものではありません)。 ### 就活メールの書き出しに注意!    さて、就活メールのタイトルを仕上げた後はメールの本文を書くわけですが、書き出しには注意が必要です。 ビジネスパーソンが日々やり取りするメールでは、まず誰に宛てたメールなのかを書くのがルールです。 ``` > (例) > 株式会社アイ・パッション  > COO  > 平塚 ひかる 様 ``` というように書きます。 くれぐれも、「(株)アイ・パッション」などと、はしょってはなりません。 もし名刺をもらっている場合は名刺を参考にして、誤字脱字や書く順番に注意して集中して書きましょう。 また、社名にある・(なかぐろ)などを勝手に省略するのもいけません。 なお、企業の採用活動では個人のメールアドレスではなく「採用担当者共通」のメールアドレスが存在することがあります。 「recruit@ipassion.co.jp」みたいなものですね。 こういったメールアドレスの場合は、宛名をちゃんと書かないと、誰宛のメールなのかが分からないがゆえに、 迷子メール(誰も対応しないメール)となってしまう可能性がありますのでご注意を。 ### 就活メールの冒頭で名前を名乗る 宛名を書いた後は、自分が何者であるのかを必ず名乗りましょう。 自分が何者なのかを名乗らない学生さんは毎年かなり多くいらっしゃいます。 「えっ、メールアドレス読めば俺が誰だか分かりそうじゃん?」と思いそうですが、 メールアドレスだけで判断するのは正直厳しいです。 誰からかが分からないメールを受け取った場合は、 「大変失礼なのですが、お名前を教えていただけますか?」というメールをお送りして名前を確かめることになるのですが、 これでは、せっかくのお礼メールも迷惑メールになりかねません(むしろ逆効果)。 ちなみに、意外に、同姓同名の方もいらっしゃるので、大学名とフルネームはセットで。 もちろん敬語は正しく使いましょう! ``` > (例) > 株式会社アイ・パッション  > 人事部  > 宮坂⚪︎⚪︎ 様 > > 立教大学の平塚 ひかると申します。 ``` ### メールの読みやすさにはこだわる! 相手は多忙なビジネスパーソンですから、簡潔に伝える努力は欠かせません。 ただし、分かりやすい・伝わりやすい文章を書けるようになるには時間がかかりますので、 ここでは、それ以外の方法をお伝えします。簡単にできちゃう方法です。 **適度に行間を空ける 適度に改行する** この2つです。例を見てみましょう。 ``` > (良い例) > ●●大学の平塚 ひかると申します。 > > 先日は貴重なお時間を頂戴しまして、 > ありがとうございました。 > > お話を伺う中で●●さんの仕事観がとても印象的でした。 > > 「仕事のやりがいとは?」という > 私の抽象的な質問に対して・・・ ``` ーーーーーーーーーーーーーーー ``` > (悪い例) > ●●大学の平塚 ひかると申します。先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは、●●さんの仕事観でした。「仕事のやりがいとは?」という私の抽象的な質問に対して・・・ > ``` 悪い例では、行間が詰まっているし、改行されていないので読みづらいことが分かります。 FacebookやLINE,Twitterが流行っている現代では余計に慣れない長文に嫌気がさしますね。 何文字で改行すればいいのか?は、 相手のメーラー(メールソフト)やデバイス(PC・スマートフォン)、 PCの場合はウインドウのサイズ(全画面表示か否か)によって改行される位置が異なるので、 一概に●●文字で改行すべし!とは言えませんが、オフィスで使われているのはPCが主流なので 「一行は全角で35文字程度におさめること」をお勧めしますが、 「送信予定のメールを一度自分宛に送信して、どう見えるのか?を確認すること」を強くお勧めします。 ### 就活メールの終わりは署名 就活メール本文の最後には署名を書きましょう。 (例) ``` ●●大学 ●●学部 ●●学科 3年 平塚 ひかる 携帯TEL:090-1234-5678 e-mail:hiratsuka@ipassion.com e-mail(携帯):hiratsuka@ipassion.ne.jp ```   署名は基本的なメールのマナーであると同時に、自分にとっても大きなメリットがあります。 名刺代わりになるんですね。 メールを受け取った相手の方から、メールの送り手であるアナタに連絡を取ろうと思った場合、 署名があることで、緊急時に電話で連絡を入れることができるようになったりします。   また、いつもやり取りをしているメールアドレスで連絡が取れない場合も、 携帯で使っているメールアドレスに連絡を入れることができます。 関連記事:[就活生必見。メール管理で就活を効率化しよう!](https://cheercareer.jp/ip_blogs/article/697) ## 就活におけるメールマナーまとめ * 就活メールのタイトル(件名)は簡潔に! * 就活メールの書き出しに注意! * 就活メールの冒頭で名前を名乗る * メールの読みやすさにはこだわる! * 就活メールの終わりは署名 上記5つの就活メールマナー。 どれもが基本的な就活メールのマナーになります。 メールでのコミュニケーションは面と向かって会話をするのと違い、 仕草や表情などで自分の感情や意図を伝えることができません。 文章が全てですから、自分が意図しなかったとしても(悪気はなかったとしても)、 相手にとっては「なんて失礼な学生だ!」と受け取られてしまうこともあるんです。 選考中のメールのマナーから 入社後にお客様にこういうメール送られたら困るな・・・・と マイナスの印象を与えてしまうのは避けたいですところです。 そういったすれ違いは就活関係なく本当にもったいないことですから、 メールのマナーを守ることで、「伝えたいことが伝わる」メールコミュニケーションができるようになれば、 就活もよりうまくいくかもしれませんね! 関連記事:[【シチュエーション別例文付き】失礼のない就活メールを書くためのポイント](https://cheercareer.jp/ip_blogs/article/555) 会員登録はこちら
この記事を書いた人
平塚
代表取締役 平塚ひかる
年間で10万人が利用する就職サイトチアキャリアを運営する株式会社Cheer代表取締役。
新卒で入社した会社を3ヶ月目の22歳で役員に。1年目で営業成績1位、全社MVP。営業・マーケや開発・広報・人事管轄の取締役として従事したのち独立。
第一回日本中小企業大賞三冠・三年連続受賞したのち殿堂入りし、審査員就任。
東京都の【多様な主体によるスタートアップ支援展開事業】分科会審査員を2期連続担当。
意思決定層のジェンダーギャップに取り組む「スポンサーシップ・コミュニティ」発起人を務める。


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