就活生必見。メール管理で就活を効率化しよう!

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就活生必見。メール管理で就活を効率化しよう!

皆さんこんにちは!CheerCareerインターン生の木村くんです! 僕を含め、23卒の皆さんはサマーインターンの準備・対策が本格化してきましたね。就活情報収集やインターンへのプレエントリー、マイページ登録でたくさんのメールが届いてしまい、気づけばメールボックスがパンパンになってしまいます。就活でのスケジュール管理やネクストステップのために**メールの把握・整理**は不可欠ですよね。 **重要なイベントや選考の情報がほかのメールに埋もれてしまう**、**説明会や面接のダブルブッキング**なんて事態を回避するためにも、メールボックスを整理する手法については是非とも知っておきたい! ここでは、機械が苦手な方でも簡単にできる、**「簡単メールボックス整理方法」**について説明していきます!メールボックス整理法を一緒に習得していきましょう! (本ページはGmailを想定しています) 目次 メールボックス整理法①~スターとラベル~ メールボックス整理法②~メール検索のいろは~ さいごに ## メールボックス整理法①~スターとラベル~ ### ▽まずはスターをつけましょう メールのスター機能は一番簡単にほかのメールとの区別がつく方法ですよね!使っている人も多いかと思います。 例えば、 「マイページのログインID」「選考通過のお知らせ」など「ほかのメールとは区別したい」 こういったニーズを解消するのが「スター」です!ワンタップでほかのメールと区別可能、しかもスター付きのメールは「★スター付き」ボックスに送られます。一見して重要な情報や選考中の企業などがわかる、というメリットもあります!選考日程やZoomのURLなどスケジュール管理に必要なメールはとにかくスターをつけることがおすすめです! ### ▽スターのつけ方 ``` パソコンで Gmail を開きます。 受信トレイで、メールの左側にあるスターアイコン★スターを付けるをクリックします。メールが開いている場合は、[その他]次に[スターを付ける]をクリックします。 複数のスターを使用している場合は、使用するスターが表示されるまでスターアイコンをクリックし続けます。 ``` ### ▽ラベルって知ってる? スター機能で重要なメールを識別できましたね!次は知られていないラベル機能についてご紹介します!このラベル機能はざっくり言えば、「メールの内容や送信元ごとにカテゴリー化してまとめられる機能」です。 例えば、 **CheerCareer**からのメールを「ラベル:CheerCareer」、企業からのマイページを「ラベル:企業マイページ」と分類すれば、エントリーしている企業を一覧で見ることができます。 実際に、ラベルを作成してメールの管理を効率化してみましょう。 ### ▽ラベル作成方法 ``` パソコンで Gmail にアクセスします。 左側で下にスクロールし、[もっと見る] をクリックします。 [新しいラベルを作成] をクリックします。 ラベル名を入力します。 [作成] をクリックします。 ``` この流れで簡単にラベル作成ができました!では、このラベルにメールを振り分けてみましょう! メールの振り分け方は2種類です。 #### ⑴既存のメールにラベル付けする方法 パソコンで Gmail にアクセスします。 メールを選択します。 上部にあるラベルアイコン をクリックします。 ラベルを選択するか、新しいラベルを作成します。 上記の方法は**既存のメールをラベル付けする方法**です。これまでに届いたメールを新たにラベル付けしてカテゴリー分けする方法です。内容を読んだうえでのラベル分けにより、**「読んだメールがどこにあるのか見失わない」**というメリットがあります。 #### ⑵新規のメールを事前に振り分ける方法 ``` Gmail を開きます。 右上にある設定アイコン→ [すべての設定を表示] をクリックします。 [フィルタとブロック中のアドレス] をクリックします。 カテゴリーしたいメールの送信元や件名等を入力 [フィルタを作成]をクリックします。 ラベルをつける:ラベルを選択をクリックします。 作成していた該当ラベルを選択しチェックマークをつける フィルタを作成をクリック ``` 上記の方法は**新規のメールを事前にラベルに振り分ける方法**です。 筆者としてもかなりおすすめの分類方法で、「就活サイトごと」「キーワードごと」に**メールのラベリングが事前に行われる**優れものです。 ##### 2種類のラベル設定を使い分けてメールの管理を効率化しましょう!! ## メールボックス整理法その② ### ここではメール検索を容易にする演算子の紹介をします! メール検索の際に、下記の演算子を検索ワードにくっつけて検索することで指定した条件のメールを簡単に探し出せます! ``` 送信者を指定します from: 例: from:花子 件名に含まれる単語を指定します subject: 例: subject:夕食 検索結果から除外するキーワードを指定します 例: 夕食 -映画 指定したラベルのメールを検索します label: 例: label:友人 スター付きのメールを検索します is:starred 指定した期間に送信されたメールを検索します after: 例: after:2004/04/16 before: 例: before:2004/04/18 older: 例: older:2004/04/18 newer: 例: newer:2004/04/18 日(d)、月(m)、年(y)で期間を指定して、それより古いメールか新しいメールを検索します older_than: 例: newer_than:2d newer_than: 例: newer_than:2d ``` こうした演算子を用いることでメールを迅速に検索できます!演算子を予測変換でせっていしておくとメール検索の速度も向上して、管理も効率的になりますよね! ## さいごに ここまで様々な手法でメールの管理術を書いてきましたが、実際に活用してみると**非常に簡単かつ効率的に**情報収集やカレンダー管理が可能になります。就活中は、「面接練習」や「ES作成」に時間を割きたいですもんね!パンパンのメールボックスを整理して就活の効率をアップさせましょう! 参考・引用  Gmaiヘルプ ラベルを作成して Gmail を整理する(https://support.google.com/mail/answer/118708?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop&oco=0) メールのフィルタルールの作成 (https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=ja)
この記事を書いた人
木村くん。
大阪の大学の法学部で現在3回生の23卒です。教育と人材業界に興味ありです。長期インターンでCheerにかかわりながら、地方創生のプロジェクトを進めていきます!


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