電話恐怖症の就活生必読!ゼロから学ぶ電話マナー

マナー 2021.01.13

電話恐怖症の就活生必読!ゼロから学ぶ電話マナー

【目次】 1.就活生はなぜ電話が怖いのか? 2.就活における電話シーン 3.就活で電話をかけるときのマナー4つ 4.就活で電話を受けるときのマナー4つ 5.電話の流れを例文で確認しよう! 6.就活生への電話マナーワンポイントアドバイス 7.就活の電話マナーで押さえておきたい便利ワード 就活生のみなさんは、知らない番号からの着信をとっていますか? 電話が苦手だからといって取らないでいると、知らず知らずのうちに大事なチャンスを逃しているかもしれません。 そこで今回は、就活の電話に関する知識やマナーを押さえて、就活を有利に進められるようになりましょう! ## 1.就活生はなぜ電話が怖いのか? 就活生の皆さんの多くが感じている、電話への恐怖感。 その恐怖感はどこから来るのでしょうか? ### ①知識・経験の少なさ 就活生の皆さんは、連絡を取りたいときにどんな手段を使うでしょうか? 多くの方はLINEなどをはじめとした、SNSを日常的に使っていると思います。 しかし、ビジネスの場面では、「メール・電話」の2つが主な連絡手段として使われています。 電話を使う文化に慣れていない多くの就活生には、電話におけるマナー・話し方を知らない人が多いことが考えられます。 ### ②瞬間的なコミュニケーションが苦手 前述の通り、現代を生きる就活生の皆さんの多くは、SNSの利用に長けているのではないでしょうか。 だからこそ、電話ではSNSの利用だけでは磨かれないスキルが求められるため、苦手意識を持つ就活生が多いことが考えられます。 そのスキルとは、「瞬発的なコミュニケーション能力」です。 SNSによるコミュニケーションは、文字を使って、時間をかけて文章を練ることができるのに対して、 電話によるコミュニケーションは、会話のキャッチボールであるため、瞬間的に丁寧な対応が求められます。 ### ③未登録番号の怖さ 日常から電話を使うことが少ない、現代就活生世代だからこそ、 知らない番号からの着信には不信感を抱きやすいのではないでしょうか。 固定電話が主流だった時代には、「知らない番号には出ないように」と教育された家庭も少なくないでしょう。 しかし、就活中は企業から電話がかかってくる可能性が高いため、着信には基本的に出るのがベターです。 ここまで、就活生の皆さんが電話を苦手とする理由について考えてきましたが、 苦手な理由がわかれば、そこから改善に向けてアプローチすることが可能です。 電話の話し方や、話の流れにはだいたいの型が存在するため、その型を理解し、経験を積めば、誰でも習得することができます! ## 2.就活における電話シーン では、具体的には、就活のどんなタイミングで電話はかかってくるのでしょうか? ### 就活における電話シーン①合否・内定通知 就活の電話内容で、一番可能性が高く、電話が使われやすい連絡が、合否・内定通知です。 企業や選考にもよりますが、選考を受けてから、当日~数日中にかかってくるものがメジャーです。 選考を受けた後しばらくは、電話がかかってくる可能性がありますので、電話をこまめにチェックするようにしましょう。 ### 就活における電話シーン②日程調整 就活では、面接やその他選考の日程調整でも電話で連絡がくることがあります。 例えば、メールや、マイページからお問い合わせをしていても、電話でお返事をくれるケースが考えられます。 ### 就活における電話シーン③重要・緊急連絡 説明会の日程変更、時間変更、会場変更、その他確認連絡の際に、企業が丁寧に電話をくれるケースもあります。 電話は、そもそもメールよりも重要度が高い・急ぎの連絡で使われる連絡手段のため、 電話に出られないことで、自分自身が損をすることがあります。 普段は電話を取らない人でも、就活中は必ず電話をとるようにしましょう! ## 3.就活で電話をかけるときのマナー4つ ### 就活で電話をかけるときのマナー①企業に電話をかける時間に気を付ける 企業の採用担当者に電話をかけるときに避けるべき時間帯は、 始業1時間以内、終業1時間前以降、お昼時です。 電話をかけるときは緊張するとは思いますが、 まずは相手の都合を思いやることが大事です。 ### 就活で電話をかけるときのマナー②手元にメモを用意 慌てそうな時こそ、事前の準備が何より大切です。 電話をかける前には、メモとペンを手元に置き、落ち着いてメモを取りましょう。 また、番号やお名前などを頂いたときは、復唱して確認しましょう。 ### 就活で電話をかけるときのマナー③「今、お時間大丈夫でしょうか」 話し始めが一番緊張する、第一の関門です。 そのため、話し始めの「今、お時間大丈夫でしょうか」を必ず言えるようにしましょう。 このフレーズは、相手への気遣いという点で大事なフレーズです。 いったんスムーズに話し始めてしまえば、あとはうまく流れることが多いです! ### 就活で電話をかけるときのマナー④相手が切るのを待つ! 一般的なマナーでは、「電話はかけたほうが先に切る」のがマナーとされていますが、 目上の人が相手の場合は、相手が切るのを待ってから切るのがマナーです。 この場合も、相手が切るのを待ってから必ず切るようにしましょう。 固定電話の場合は、ガチャ切り(受話器をガチャリと置くこと)をしないように! 受話器のボタンを手で押して切りましょう。 ## 4.就活で電話を受けるときのマナー4つ ### 就活で電話を受けるときのマナー①「はい、○○です」 ビジネスとプライベートの電話は異なるため、第一声での「もしもし」はご法度です。 第一声は明るい声で、ハキハキと名乗りましょう。 ### 就活で電話を受けるときのマナー②「お世話になっております」 これは、まず電話を受けるときの必須ワードです。 緊張すると、すべての言葉に「はい」と答えてしまいがちですが、 そんな時こそ、「お世話になっております」を思い出しましょう! ### 就活で電話を受けるときのマナー③連絡いただいた事項の確認 日時・場所など、ご連絡いただいた場合はメモを取り、復唱して確認を取りましょう。 すぐ手元にメモなどがない場合は、待っていただいても構いません。 確認漏れをしないことのほうがずっと大切です。 ### 就活で電話を受けるときのマナー④相手が切るのを待つ! かけるときと同様、相手が切るのを待ってから切るのがマナーです。 最後まで気を抜かず、「失礼いたします」を忘れずに! ## 5.電話の流れを例文で確認しよう! ### 企業に電話をかけるー①面接日変更のケース ``` 相手:はい、株式会社☆☆でございます。 自分:お世話になっております。わたくし、御社の面接への参加を予定しております、◇◇大学の××と申します。人事部の△△さまはいらっしゃいますでしょうか。 相手:はい、少々お待ちくださいませ。 人事:お電話代わりました、△△です。 自分:お世話になっております。わたくし、御社の面接への参加を予定しております、◇◇大学の××と申します。今、少々お時間大丈夫でしょうか。 人事:大丈夫です。 自分:先日は、次回面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。次回面接日をー月―日に設定させていただいたのですが、所属しているゼミの発表と重なってしまったため、大変申し訳ありませんが、面接の日程を変更していただきたく、ご連絡差し上げました。 人事:承知いたしました。ご希望の日程はございますか。 自分:―月―日のー時以降、……を希望いたします。 人事:承知いたしました。では、こちらで改めて日時を設定して、再度ご連絡させていただきます。 自分:お手数をおかけして、申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。 人事:はい、では失礼いたします。 自分:失礼いたします。 ``` ### 企業に電話をかけるー②折り返しでかけるケース ``` 相手:はい、株式会社☆☆でございます。 自分:お世話になっております。わたくし、御社の選考を受けさせていただいております、◇◇大学の××と申します。先ほど、10分ほど前にこちらの番号からお電話をいただいておりまして、すみませんが、授業中につき応対ができませんでしたので、折り返しお電話させていただきました。 相手:かしこまりました。少々お待ちくださいませ。…… ``` ・お電話をいつごろ(何時ごろ・何分前)にいただいたのかをお伝えしましょう! ### 企業に電話をかけるー③採用担当者不在のケース ``` 相手:はい、株式会社☆☆でございます。 自分:お世話になっております。わたくし、御社の選考を受けさせていただいております、◇◇大学の××と申します。人事部の△△さまはいらっしゃいますでしょうか。 相手:はい、少々お待ちくださいませ。 相手:申し訳ございません。ただいま、△△は不在にしております、 自分:承知いたしました。では、また改めてこちらからご連絡させていただきます。 相手:承知いたしました。 自分:お手数をおかけいたしました。失礼いたします。 相手:失礼いたします。 ``` ・再度のご連絡は、必ずこちらから連絡しましょう! ### 企業からの電話を受けるー①受けられないケース ``` 自分:はい、××です。 相手:株式会社☆☆の△△と申します。今、お時間少々大丈夫でしょうか。 自分:申し訳ございません。ただいま外出先におりまして、落ち着いてお話をすることができませんので、10分後にかけ直させていただいてもよろしいでしょうか。 相手:承知いたしました。では、000-0000-000、△△あてにお電話ください。 自分:かしこまりました。000-0000-000、△△さまあてで、お間違いないでしょうか。 相手:はい、間違いありません。 自分:では、また10分後にご連絡させていただきます。 相手:はい、お待ちしております。それでは、失礼いたします。 自分:失礼いたします。 ``` ・番号、お名前の復唱を忘れず! ### 企業からの電話を受けるー②受けられるケース ``` 自分:はい、××です。 相手:株式会社☆☆の△△と申します。今、お時間少々大丈夫でしょうか。 自分:はい、大丈夫です。 相手:本日は、先日お受けいただいた面接の結果について、ご連絡いたします。××さんは見事合格となりました。 自分:ありがとうございます。 相手:はい、おめでとうございます。つきましては、次回面接の日程調整をしたいのですが、今お手元にスケジュールが分かるものはお持ちでしょうか。 自分:はい、大丈夫です。 相手:ー月ー日のー時から、……はいかがでしょうか。 自分:では、ー月ー日のー時からで、お願いいたします。 相手:かしこまりました。では、ー月ー日のー時から、zoomのurlは面接日が近くなりましたら、メールにてお送りさせていただきます。 自分:承知いたしました。お待ちしております。 相手:はい、では、当日はどうぞよろしくお願いいたします。 自分:はい、よろしくお願いいたします。 相手:では、失礼いたします。 自分:失礼いたします。 ``` ## 6.就活生への電話マナーワンポイントアドバイス ### 必ずしも企業の固定電話とは限らない リモートワーク化が進んでおり、特にベンチャーを中心として、 選考に関わる連絡も、社員の社用携帯から直接かかってくることがあります。 知らない番号からの着信に警戒する気持ちも分かりますが、企業からの着信は、 必ずしも企業の固定電話からかかってくるわけではないことを知っておきましょう。 ### 出られなくても落ち着こう 着信をとることはもちろん大事ですが、それよりも通話が可能な環境かどうかの方が重要です。 地下で電波が悪かったり、電車の音がうるさい環境ではむしろ取らないほうが良いこともあります。 折り返しのお電話をするときも、静かで電波が安定したところに移動してから、落ち着いてかけ直しましょう! その際、先ほど着信を取れなかったことへのお詫びも忘れずに。 ### 確認は悪いことではない 電波が悪かったり、救急車が通ったりと、相手の声が聞き取れないことは少なくありません。 曖昧なままお話を進めてしまうより、必ず怖がらずに確認をとりましょう。 (例:先ほどの日程がうまく聞きとれなかったのですが、〇月☆日でお間違いないでしょうか。) ### 二重敬語に注意 役職名(部長、課長など)には、それ自体に尊敬語の意味があるので、 部長様、とお呼びするのは間違いです。 「××部長」、とお呼びするようにしましょう。 ### 着信、留守電には折り返す 着信、留守電が入っていたときは、企業からの大事な連絡かもしれません。 気づいたタイミングで、折り返しは早めにしましょう。 また、留守電の設定はできていますか? 携帯電話の留守電設定ができていない、存在すら知らない就活生は多いです。 自分の携帯電話が留守電設定をできているか、確認しておきましょう! ## 7.就活の電話マナーで押さえておきたい便利ワード ### かける前にチェック! * 承知いたしました * 恐れ入ります * 失礼いたします   この3つは万能な便利ワードです。 困ったら、この3つのワードを思い出しましょう! ### 結びの言葉 * お忙しいところ、お時間いただきましてありがとうございます * お手数おかけいたしました * 失礼いたします   落ち着いて会話が進められても、切り際の印象が悪くては台無しです。 社員の方に、お時間を取ってくださったことにきちんと感謝をして、電話を切りましょう。 就活における電話での話し方や、流れは理解できたでしょうか? 電話マナーを確認できたところで、同じく連絡で使われるメールマナーも併せて確認しておきましょう! 関連記事:[就活におけるメールマナー!今すぐできる重要テクニック](https://cheercareer.jp/ip_blogs/article/6) 知識をつけたら、次はアウトプットです。 練習をすることで、自信をもって電話対応ができるようになりましょう!
この記事を監修した人
平塚
代表取締役 平塚ひかる
2013年、立教大学在学時からアイ・パッションに参画し、すぐにトップセールスに。
入社4ヶ月目の22歳で最年少執行役員に就任。

会社の成長や就活のあり方を変えるというビジョンへの想いは、人1倍強く、
入社1年目にして営業成績1位、全社MVPを受賞するなど、常にトップを走り続けるスーパービジネスウーマン。
現在はCheerの代表取締役としてマーケティングや開発・広報・人事なども担当。

学生時代は名だたる有名企業や大手から引っ張りだこで
今でも一緒に働こうとアプローチを受け続けるほど(笑)
就活生への入社支援実績はCheerCareer1です。

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