メールのやり取りで印象が変わる⁉就活で使えるメールの基本マナー

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メールのやり取りで印象が変わる⁉就活で使えるメールの基本マナー

こんにちは。 就職活動を行う中で、インターンシップや説明会、選考会の連絡やり取りを 企業の方と行うことも多くなってきたのでは。 最近ではメールではなく、チャットやメッセージ機能、SNSを使い 気軽に返信やり取りができるようにもなってきました。 そんな気軽に連絡やり取りができちゃう分、 いつも友達とやり取りをするように文章がフレンドリーになっていたり、 内容のないものや、分かりづらい文章になっていませんか。 気をつけてはいるけどこの文章で大丈夫なのか、 気づかないうちに失礼なことをしてしまっているかも、と 不安になることもしばしば。 今回はそんなメールやり取りでちょっとした工夫により、 人事の方に「お、やりおるな」と思われるような 就活における企業とのメールやり取りのポイントを、見ていきましょう。 ## メールのやり取りで印象が変わる⁉就活で使えるメールの基本マナー | 目次 | | - | | ・文全体像 | | ・返信 | | ・最後に | ## メール文全体像 企業からの連絡への返信、自分からの連絡、 いずれにしろ学生の皆さんがメールを送る相手はビジネスパーソンです。 学生といえども最低限の体裁は整えたいものです。 ###  メール件名:  件名はメールが届いた際に受信ボックス内で見る**メールの最初の冒頭に当たる部分**です。  受け取った側が  **「どんな内容のメール」が「誰から」送られてきたのか**が  パット見てすぐ分かるのが望ましいです。    例えば、選考の日程についてのやり取りであれば  「〇月〇日(〇)の選考について【○○大学 ○○】」という具合になるでしょう。 #### シンプルな件名が、多忙の人事を救う 件名、ちゃんと書いていますか? 友達とのメールでは書かないことが多いと思います。 もちろんチャットやメッセージには件名を書く欄はないですね。 でも件名を無下にしてはもったいない! メールのやり取りで件名は、とても役立つものなのです。 #### **1)メールの件名には、メールの内容を端的に凝縮する。** 件名は、まさにメールの内容をまとめた項目名。 メールをクリックして開く際、このメールはどんなメールかを 件名を見て大体は把握します。 選考や説明会、やり取りを行う企業の方は ほとんどが様々な業務を担い、多忙な方が多いと思います。 そんな多忙な人事の方にはとくにですが、 簡潔に件名を書くことで、どんな要件のメールなのか一目で分かり 早めの確認、認識をすることができます。 #### 2)メールの件名で乗る。 件名には誰からのメールなのか分かりやすいよう、自分の名前を入れると良いです。 メールアドレスを見ても、誰だかわかりません。 8月の説明会に参加したよ、と言われても参加者は沢山いらっしゃいます。 まずは名乗りましょう。話はそこからです。 ``` [件名例] ・一次選考 日程のご相談/●● 〇〇 ←(名前) ・0/00 ←(参加した日程) インターンシップありがとうございました。/●● 〇〇 ←(名前) ``` ##  メール本文 ### メールの内容もシンプル且つ整理整頓 先程件名を簡潔に書くことをお伝えいたしました。 メールの中身もまた、簡潔に見やすいレイアウトで内容を伝えるのがよいでしょう。 メール文章の構成、流れは大体下記の通り。 ``` [挨拶文、自分の名前] ※件名と同じ、まずは名乗りましょう ↓ [用件について] ※なんの用件か、なにを話したいかを整理し、 分かりやすく簡潔に表現。 ↓ [相手への配慮の言葉] ※「ご都合いかがでしょうか」「お忙しいところ恐れいりますが」など 相手への配慮の言葉を添える ↓ [自分の名前や連絡先(署名)も忘れずに] ```  本文の冒頭には、メールの内容が誰に対するものかを明記する必要があります。  企業名や部署名などは可能な限り正式名称で書きましょう。  例) ```  株式会社○○  人事部 △△様 ```  その直後には、ご挨拶と自分の名乗りをするのが一般的です。  初めて連絡をする場合は**「お世話になります。」**  2回以上のやり取りがある場合は**「お世話になっております。」**が良いでしょう。    名乗る際は、**大学名と学部名、名前は必須事項**と覚えておきましょう。 ### 「お疲れ様です。」の是非  様々な就活ノウハウを見ていると、  「お疲れ様です。」は極めて立場や距離が近い場合に用いる言葉であるため  就活においては相応しくない。という言論を見ますが  メールでのやり取りが選考に関与しないと考えるならば  使っても良いのではないかと個人的には考えています。  ただ、是非を問う多くの言論が散見できるのを考えると、  否定的に捉えれらる可能性があることもあり得ます。  言葉のチョイスに気を使ってしまうのであれば、  気苦労も時間も無駄にしてしまいますので、  使わない。と割り切っていいと思います。 ### 顔文字、絵文字は基本NG 顔文字を使用するのは企業とやり取りをする際、不適切なものです。 使用することで、丁寧に文章を書いていたとしても 全体的にあまり良い印象は持たれません。 自己の感情表現として、顔文字や絵文字はとても良いサポートをしてくれますが 社会にでて、仕事のやり取りを行う際は不要なものなので 今から心がけてみてはいかがでしょう ###  1文は簡潔に短く。  メールは、SNSとは異なり口語調で書くのに馴染みません。  ですので、1文が冗長になりすぎないように、**こまめに文を区切りましょう。**  また見やすさも考慮して、改行も使えるようになるとベストですね! ### キミも気配り上手〜相手への配慮の言葉を一文添えて〜 先程メール文章を、簡潔に且つシンプルに表現したほうがよいとお伝えいたしましたが メール文章のポイントに、一文添えることで より丁寧に、心配りを表現することができます。 例えばインターンシップや選考の日時確定の際 希望の日時を伝えた後、「ご都合いかがでしょうか」などの一文を。 例えば説明会で服装は私服でいいのか、それともスーツなのか 質問をした後に、 「お手数ですがご返答いただければ幸いです」 「お忙しいところ恐れ入りますがよろしくお願いいたします」などの一文を。 ちょっとした配慮の言葉を一文添えることで より相手への気配りを伝えることができます。 ``` [メール文章例] 株式会社●▲■ 人事部 □□様 こんにちは 〇〇大学のA原と申します。 先日は一次選考の日程のご連絡ありがとうございます。 下記日程で御社にお伺いできればと思っております。 ————— ●月■日 00:00〜00:00 ————— ご都合いかがでしょうか。 お手数ですがご検討いただければ幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 ============== 〇〇大学▲▲学科 A原 T造 Mail:〇〇〇〇〇〇@■■.com ============== ``` ## メール返信の場合  企業からの連絡や問い合わせに対する返信の際に気を付けて欲しいことは、  メールの返信の際に**「新規作成」をしないことです。**  **同一の内容は、同一の件名のメールのやり取り内で完結させる。**  という暗黙のルールが多くのビジネスシーンにはあります。  返信であるにも関わらず、件名が変わってしまったりすると、  メール内容が埋もれてしまう場合もあります。  返信を選ぶと、多くのメールツールの場合、  件名に「Re:」というマークがつくのでそれを目印にしてもいいですね! ## 相手に対して礼儀正しく、真心こめて 件名も本文も、シンプルに、より簡潔により分かりやすくがポイント。 だけどやっぱり難しい、この文、簡潔に分かりやすくなっている?と心配な方へ。 一番のポイントは、相手に礼儀正しく話をすること。 丁寧に、気持ちを込めること。 少なからず、気持ちは文字に反映されます。 まずは意識を持つことも、ひとつの方法だと思います。 メールを送る相手方を考え、より簡潔に分かりやすく内容を伝える。 ちょっとした工夫で、あなたも気配り上手に。 企業の方に「お、やりおるな」と思われるような メールのやり取り、どうぞ行ってくださいね。 ## メールのやり取りで印象が変わる⁉就活で使えるメールの基本マナー メールは、電話などと違って、受け取る側の時間を気にする必要がありません。 ですが、相手の時間を意識した上で送ることは大事です。 深夜の遅い時間や、早朝の早い時間のメールの送信はあまりおススメしません。 またお礼のメールや、「返信」は**24時間以内**がよろしい。という 暗黙のルールもあるようです。 なぜ24時間なのか、という妥当性の根拠は検討する余地がありますが、 この言葉が言い表したいことは、 「メールというコミュニケーションツールを使う場合はなるべく早く返信する方が、 話が先に進みやすい。」 ということです。 メールを早く返すことを心がけたら、内定も早くもらえるかもしれませんね!
この記事を書いた人
平塚
代表取締役 平塚ひかる
年間で10万人が利用する就職サイトチアキャリアを運営する株式会社Cheer代表取締役。
新卒で入社した会社を3ヶ月目の22歳で役員に。1年目で営業成績1位、全社MVP。営業・マーケや開発・広報・人事管轄の取締役として従事したのち独立。
第一回日本中小企業大賞三冠・三年連続受賞したのち殿堂入りし、審査員就任。
東京都の【多様な主体によるスタートアップ支援展開事業】分科会審査員を2期連続担当。
意思決定層のジェンダーギャップに取り組む「スポンサーシップ・コミュニティ」発起人を務める。


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