「おっ」と思わせるホウレンソウの育て方

就活をスタートすると、企業の人とのやり取りが増えますよね。今回は、3パターンに分けて「おっ」と思わせるホウレンソウを育てるポイントをまとめてみようと思います。就活における企業との連絡や学校の先生とのやりとり、社会人になったときにも使える（と思います・・・）のでぜひ今のうちに実践して、ホウレンソウの書き方を育ててみてくださいね。 ## ホウレンソウとは？ **報告** 部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること[6]。 **連絡** 自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告[6]。 **相談** 自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見をきくこと ## ホウレンソウのパターン ### A. 質問や依頼をするとき #### 1. 何の事柄について質問するのかを端的に書きます。イメージとしては、タイトルみたいなものですね。（例） ` 4/20(月) 14:00 の説明会について、質問があります。 ` #### 2. 質問や依頼の内容を書きます。（例） ` 服装はスーツでしょうか。私服でしょうか。 ` #### 3. 理由や、2. に至った経緯を出来るだけ分かりやすく書きます。この際に ** 5W1Hをできるだけ明確に記載する ** ことを意識しましょう。パッと読んで分かる内容で連絡することで、連絡のラリーを減らすことができ相手に手間をかけずに済みます。（例） ` Web上では「スーツでお越しください」と記載がありましたが、 4/10(金) 16:00頃に、貴社の山田様より私のメールアドレスにご送付いただいた「ご予約ありがとうございます」というタイトルのメールには「私服でお越しください」と記載されていたため、ご連絡いたしました。 ` こちらから質問や依頼をしているということは、 ** 相手の貴重な時間をいただいている ** 訳ですからラリーは出来るだけ少ない回数で済ますとより親切で、「おっ！」と思わせることができます！ #### 4. 自分からの提案や考えを書いてみましょう。（例） ` 私事ですが、前に別の予定がございまして可能でしたらスーツで伺いたく存じます。 ` こちらは内容によりますが、可能であれば記載しましょう。ただ質問するのではなく「私はこうした方がよい」という意見も合わせて提案できるとその事柄に真摯に向き合っていることをアピールできます。 ### まとめ：ホウレンソウで質問や依頼をするとき #### ホウレンソウ流れ 1. タイトル（何についてかを端的に） 2. 質問や依頼の内容 3. 理由や、2. に至った経緯（分かりやすく） 4. 自分からの提案や考え（可能であれば） #### ホウレンソウで意識すること・ ** 5W1Hをできるだけ明確にする ** ・ ** 相手とのラリーを少なく済ます文章に（貴重なお時間をいただいているという気持ち） ** ### B. 状況を説明するときこの場合、上記のA-3にも記載しましたが、 ** 5W1Hを明確にする ** ことが大切です。また、 ** 時系列に並べて書く ** ことでどのような流れで、この状況になったのかをパッと見で把握することができます。 ** 必要な情報（サイトのURLや画面のスクリーンショットなど）がある場合合わせて記載する ** と、より親切な文章になります。（例） ` 【4/9(木) 13:00頃】 CheerCareerより、4/20(月) 14:00〜の説明会に予約しました。（そちらには「スーツでお越しください」と記載がありました） URL：〜〜〜〜〜 . 【4/9(木) 13:30頃】 CheerCareerより送信された、貴社の説明会予約完了メールを確認しました。（そちらには「スーツでお越しください」と記載がありました） . 【4/10(金) 16:00頃】貴社の山田様より、私のアドレス宛に「ご予約ありがとうございます」というタイトルのメールをいただきました。そちらに「私服でお越しください」と記載されておりました。（スクリーンショットを添付します） ` 状況を書く際に注意してほしいのは、 ** 「言葉のゆらぎ」をつくらない ** ことです。・同じモノなのに、ワードが違う・違うモノなのに、似たようなワードが出てくる「言葉のゆらぎ」があると、相手を混乱させる原因になりますので細かいですが、ワードひとつひとつに注意して書きましょう。 ### ホウレンソウまとめ：状況を説明するとき #### 意識すること・ ** 5W1Hを明確に ** ・ ** 時系列に並べる ** ・ ** 必要な情報（サイトのURLや画面のスクリーンショットなど）も合わせて記載 ** ・ ** 「言葉のゆらぎ」をつくらない ** → 混乱の原因に ### C. 謝罪するとき #### 1. 何について謝罪しているのかを書きましょう。（例） ` この度は、〇〇〇〇について△△△△してしまい誠に申し訳ございませんでした。 ` #### 2. 謝罪せざるを得ない状況になった原因を書きましょう。その際、 ** 原因が「言い訳」にならないように ** 意識しましょう。（例） ` 〇〇〇〇について、私の認識が間違っており ××××だったことが原因です。 ` #### 3. 今後の方針を記載します。その際、謝罪せざるを得ない状況を作らないために、自分が実際どのような対策を行なっていくのかを記載しましょう。その状況に真摯に向き合い、改善していく姿勢を見せましょう。（例） ` 以後、このようなことがないよう・××××にならないよう、ツールの導入を行ない、自らの〇〇〇〇作業の徹底・他者・他部署にダブルチェックをしていただき、△△△△をなくすなど対策を行なっていきます。 ` 今後の方針の決め方としては ** 「原因を発生させないための改善」と「やっておけばよかった・・・なこと」があると思いますのでそれを明文化した上で、記載する ** と良いでしょう。 ** 「以後、気をつけます・留意します」のみだと、テンプレート感・取り敢えず返している、うやむやにしているように見られる**ことが多いです。同じ内容で謝罪することがなくなるように（自分への戒めも含めて）今後の方針を述べておきましょう。 ### まとめ：謝罪するとき #### 流れ 1. 何についての謝罪かを書く 2. 謝罪に至った原因 3. 今後の方針 #### 意識すること・ ** 原因が「言い訳」にならないように ** ・ ** 今後の方針には、「原因を発生させないための改善」と「やっておけばよかった」ことを明文化 ** ・ ** 「以後、気をつけます・留意します」はNG ** ## あなたの「ホウレンソウ」の書き方育ちましたかいかがでしたか？この書き方を学生のうちから「当たり前」にできるようになると、周りとかなり差がつくと思います！！私も学生のうちは、どちらかというと敬語やマナーの部分に重点をおきがちで文章の構成まであまり考えていませんでした。（ネットでめっちゃ「就活メール敬語」で検索しまくってた思い出）でも社会人になってみて、他社の方や社内の上司や先輩後輩と連絡するようになってからマナーももちろん大事ですが、 ** 相手に分かりやすく、誠意を伝えるための文章の中身や構成を意識 ** するようになりました。小さいことですが、ぜひみなさんも意識してみてくださいね。