こんにちは! 就職活動も本格化してきて企業の人事担当者の方と「電話」するという場面が多くなってきていることでしょう。 **「電話が苦手」**という就活生の方、結構いるのではないでしょうか？ 電話が苦手という就活生の方に聞いてみたところ、その理由のほとんどは「**電話のマナーがわからない」**というものでした。 長くなりそうだったので **・電話をかけるとき** **・電話を受けるとき** 2回に分けて紹介していきます。 今回は、電話をかけるときのマナーをいくつかポイントとともに説明していきます！ ## 就活生側から電話をかける場合のマナー ### **電話マナー①電話番号を間違えない** 当たり前ですね。電話番号は間違えないようにしましょう。 A社に電話しようと思ったらB社に電話なんてした日には、、、想像しただけで恐ろしいです。笑 ### **電話マナー②「もしもし」は使わない** 意外と多いです。電話がつながったら「お忙しいところ恐れ入ります」などの言葉で話し始めましょう。 ### **電話マナー③先に名乗ってから先方を確認する** ビジネスの電話では、基本的にかけた側が先に名乗るのがマナーです。 先方が出た後に「○○様でいらっしゃいますか？」と聞く前に、 「恐れ入ります、私○○大学の○○と申します」などと、自分が誰であるかを名乗りましょう。 相手が「はい」などと答えたら、「○○様でいらっしゃいますでしょうか？」と先方に間違いがないかを確認します。 ### **電話マナー④挨拶と用件を伝える** 挨拶をした後、「本日は○○の件でご連絡いたしました」など、電話をかけた用件を簡潔に伝えます。 人事の方が複数いる場合は用件に対して担当が違う場合もあります。 ### **電話マナー⑤電話はかけた方から切る** 電話は「かけた方から切る」というマナーがあります。 用件とお礼が終わったら「それでは失礼いたします」と告げて電話を切りましょう。 ビジネスの電話では「相手が切ってからこちらも電話を切る」という風潮もありますが、お互いがその姿勢ではどちらも電話を切ることができません。 電話をかけた方が先に電話を切ることで、先方もスムーズに終話できます。 ## ◆まずは、電話で【何を】伝えるべきか。 **（1）名前（フルネーム） （2）大学名 （3）誰宛に何のために電話したか（用件）** 苗字が同じ参加者がいたときのため、 名前はフルネームで。 大学名は、必ず伝えましょう。 そして意外にも、「用件」が忘れがちです。 必ずしも電話に出た方が説明会の担当者とは限りません。 何も知らない人が電話に出るかもしれません。 そのため、 誰でも分かるよう、自分が何のために来たか、 丁寧に伝えましょう。 ## ◆次に電話で【どのように】伝えるか。 **（1）挨拶 （2）元気に （3）大きな声でハキハキと ** 電話にとっての第一印象は、「声」です。 電話は相手の顔が見えないため、 声音が第一印象になります。 もちろん、「挨拶」は「常識」ですが･･･、 電話は相手の顔が見えないからこそ、 挨拶をすることで、相手に「聞く準備をしてもらう」のです。 電話の難点は「相手の顔が見えないこと」。 しかし、上記3つを意識するだけでも、 かなり他の就活生とは差をつけられます！ ◆最後に、例を載せますので、ぜひ参考にしてください♪ ``` こんにちは。 私、○○大学の（フルネーム）と申します。 本日、△時～の会社説明会に参加させていただくため、 お伺いいたしました。 ※（応用編） （人事の方のお名前）さんはいらっしゃいますでしょうか？ ``` 次は**「電話を受けるときのマナー」**をいくつかポイントを絞って説明していきます！ ## 就活生側が電話を受けるときのマナー ### **電話マナー①電話の横にはメモとペンを用意しておく** なかなか難しいかもしれませんが、自分が電話を出る可能性が高い場所の近くにはメモとペンがあると良いですね。 カバンの中には常にスケジュールが分かる予定帳などを入れておきましょう！ ### **電話マナー②コール音3回以内に出る** ビジネスの電話は「コール3回以内に出る」というマナーがあります。 3回以上のコール分、相手を待たせないよう迅速に電話に出ましょう 電話はかけた方の受話器から先にコール音が発せられます。つまり、こちらでは3回しか鳴っていないコールも、先方の受話器では4回鳴っているということです。 プライベートの電話でも、だいたい5回のコールで相手が出なければ待たされている、と感じる人が多いと言われています。 電話に気付いたらなるべく早く電話に出ましょう！ ### **電話マナー③大学名、自分の名前を名乗る** 電話に出たら「大学名・自分の名前」を名乗ります。 企業からの電話だと分かった時点で改めて大学名、名前を名乗るとより丁寧です！ よくかかってくる企業や選考中の企業の電話番号は登録しておきましょう。 ### **電話マナー④相手が名乗ったら「お世話になっております」と挨拶** 相手が「○○社の○○でございます」などと名乗ったら、 こちらは「お世話になっております」と返すこともマナーです。 これは、相手が知らない会社、知らない人でも同じです。 ### **電話マナー⑤電話をもらったことへのお礼** 先方の用件が済んだら「本日はご連絡をいただきありがとうございました」など、 電話をもらったことへのお礼を伝えます。 多くの電話は、このお礼が電話の終わりの合図です。 そのため、こちらがお礼を伝えなければ相手も電話を終えにくい雰囲気になります。 適切なタイミングを見計らって、 電話をもらったお礼や手間を取らせたお詫びを伝え終話へと向かいましょう。 ### **電話マナー⑥かかってきた電話に「失礼します」は使わない** 電話の最後と言えば「失礼します」という言葉を思い浮かべる人は少なくありません。 しかし、マナーの視点で言えば「失礼します」はかけた方が言う言葉です。 かかって来た側は「ありがとうございました」などのお礼の言葉で終えます。 かかって来た方が「失礼します」と言うと、 それは暗に「早く電話を切りたい」という意図を表すことになります。 もちろん、先方の受け取り方は人によるでしょう。 しかし、万が一の誤解を招かないためにも、 かかって来た側は「失礼します」を使わないまま、電話を切った方が安全です！ ### **電話マナー⑦先方が切ってから受話器を置く** 電話は、かけた方が先に切ります。 そのため、かかって来た側は先方が電話を切るまで受話器を置くことはできません。 先方が受話器を置き、こちらの受話器から「プープー」と聞こえたことを確認してから、 電話を切るようにしましょう。 もしも先方が電話を切ったつもりで誤った操作をしたと思われる場合（保留音が流れる、など）は、 「○○様、お電話が切れていないようでございます。こちらから失礼いたします、お電話ありがとうございました」 などと伝えて、静かに受話器を置くと良いですね。 ## 電話のマナー簡単アドバイス 対面で話すと気にならないのに、**電話で話すと早口に聞こえる**、と感じたことがある人いると思います。 電話は対面よりも早口に聞こえます。 対面の場合は、相手の表情や周囲の状況などがこちらの理解を助けてくれますが、電話では声でしか話の内容を理解できません。 そのため、理解が追いつかないことの理由が、相手の早口にあると考えがちです。 通常の話し方よりもややスピードを落とすことと、一気に話さず適度に間を空けながら話すことを意識しましょう。 ### **電話対応の声は明るく・明瞭にであることを心がける** 電話で話すときは「相手が聞き取りやすい」ということを最優先した声で話しましょう。相手が聞き取りやすい声とは、適度に明るく、明瞭である声のことです。 男性も女性も、**自分の声で「ファ」もしくは「ソ」の音で話す**と、相手が聞きやすい声に近づけられます。 また、口をしっかりと開けて話すことも重要です。声が聞き取りやすくても、口が開いていなければ何と言っているのかがわかりにくくなります。口を開け、舌を正確に動かすことを意識するだけで、ずいぶん聞き取りやすくなりますので、意識してみると良いでしょう。 先方と話しているときに、相手の声が聞こえないことがあります。 その場合は「○○様、少しお声が遠いようです」などと、やんわり伝えるようにしましょう。 一瞬自分が聞き逃しただけ、という場合は「申し訳ございません、もう一度お伺いできるでしょうか?」など、お詫びを伝えた上で再度言ってもらうようにお願いをすると印象が良いようです。 ### **対面で話すときと同じ動作で話す** 対面で話すと何も感じないのに、電話で話すと無愛想に感じるという人はいます。 これは、電話の声に感情がこもっていないように聞こえるためです。 電話でも、対面と同じ動作で話すと、自然と言葉に抑揚が付き、無愛想でなくなります。 頭を下げたり、頷きながら相槌を打ったりすると、声に表情が出やすくなるのでおすすめです。 ###**ため息や鼻をすする音に注意する** 電話は周囲の声や、自分の息も伝わりやすい、と先にお伝えしましたが、その延長で注意したいのが「ため息」や「鼻をすする音」です。 くしゃみなど、自分の意思によらず出るものは仕方ありませんが、ため息や鼻をすする音は自分の意思で出るものです。 特にため息は印象が悪いので、ため息をつきたい状況であっても電話が終わるまでは我慢をしましょう。他にも、飲み物を飲み込むときの喉の音や、キーボードを強く叩く音なども電話の向こうに聞こえやすいので注意した方が良いかもしれません。 ## 電話応対は相手の姿が見えない分マナーが大切 「電話対応が苦手」という人は多いようです。たしかに、電話は相手の姿が見えないため神経を使います。 電話に出る、かけるだけで精一杯でマナーまで考えていられないかもしれません。 しかし、電話は相手の姿が見えないからこそマナーが大切とも言えます。 電話対応は差が出ます。周りと差をつけるために今日から電話対応を意識していきましょう！！！