みんなどうしてる？新卒採用活動で意外と重要な「採用情報管理」

コロナ禍において、採用に苦戦している企業も多くあり、採用活動の強化・効率化は重要性を増しています。採用成功を実現していただくためには、正確に、スピーディーにアクションを起こし、決断をしていただいていると思います。人事担当の方は、求人情報の管理、応募者情報の取り込み、学生とのメールのやりとり、面接日程の調整、社内の情報共有、面談対応など、本当に多くの業務をこなし、毎日とてもお忙しいと聞きます。多くの業務を抱えながら、効果的に新卒の採用活動を行うには、応募者にしっかり企業の魅力を伝えて、ファンになってもらったり、応募者一人ひとりを正しく理解してミスマッチを防いだりすることが必要です。そのためには、効率的な採用活動するためのに大事になってくるのが、応募者情報を含めた**採用情報管理**です。採用活動を担当していらっしゃる、お忙しい人事担当のみなさんは、どうやって採用情報管理をしていらっしゃいますか。 # 新卒採用時の応募者管理の重要性改めて、新卒採用時の王者の重要性を考えてみましょう。 * 採用活動の効率アップ * 情報の見える化 * 人為的ミスの防止 ## 採用活動の効率アップエクセルで採用業務を管理している場合、求人媒体と照らし合わせて手作業で採用状況を確認される方が多いかと思います。複数の求人媒体を利用している場合、その作業自体が大変かもしれません。採用管理システムはオンラインで各媒体との連携して利用される場合で、媒体上で操作すれば採用管理システムにも情報が自動で反映されます。複数の求人媒体を使用している場合、採用管理システムを確認することで情報を把握できるので、業務効率化にもつながります。 ## 情報の見える化特に複数の就活サイトで求人を出している場合など、社内の責任者の方などが採用管理システムを見れば「採用状況がどのようになっているか」の見える化ができると、組織全体で採用力を強化できます。 ## 人的ミスの防止たくさんの応募者の情報を抱える採用活動には細かい業務も多いものです。採用管理システムで、タスクの抜け漏れを防止するためのアラート機能を利用することもできます。採用活動におけるミスは、応募者からの信頼を損なうだけではなく、場合によっては個人情報の漏洩につながるなど大きな問題に繋がってしまう可能性もあり。自社の評判を落とさないように、ミス防止のために導入することも採用管理システムのメリットです。応募者の情報やステータスを見える化し、管理しておくことで、必要なときに情報が取り出せることは、忙しい人事担当の方の作業の効率アップこと、そしてミスのを防ぐためには絶対必要です。忙しくて、業務をさらに効率化したいとお考えの人事担当者の方は、一度、ご自身の応募者情報がしっかり管理されているかどうかを見直してみることをお勧めいたします。 ## 新卒採用時の採用管理ソフト導入の選び方 CheerCareerをご活用いただいている新卒を採用している企業様にも、必要に迫られて採用管理ソフトを導入されていらっしゃる企業様もいらっしゃるようです。採用管理システムにはそれぞれに特徴があり、得意とする雇用形態があります。どんな採用管理ソフトがいいのでしょうか。どうやって選べばいいのでしょうか。選び方としては ### 雇用形態新卒、中途、アルバイト、リファラル（社員の紹介による採用）などそれぞれに特化した採用管理システムがありますので、新卒採用の場合には、新卒採用を得意としているかどうかを確認しましょう。 ### 機能採用プロセスは企業様によってが大きく異なっているものです。採用管理システムに自社の採用プロセスや重要視する要素にマッチした機能があるかどうかもとても重要です。 ### セキュリティ採用活動で取り扱う応募者情報は、個人情報です。そこで、システムのセキュリティは重要な選定ポイントのひとつです。セキュリティがしっかりしているかどうかも確認しましょう。 ## 新卒採用時の採用管理ソフト導入・運用の注意どのような選考フローなのか、どのくらいの規模の新卒採用時の採用活動なのか、社内でどんな情報共有がもとめられているかなどにもよって、採用管理の方法が異なると思います。採用人数が少なかったり、求人を出している媒体が少ない場合は、excelのようなソフトでシンプルに管理していただくのでも十分だと思います。必要な情報がすぐに見つけら、選考を進めていくのに困っていなければ、あえて管理ソフトを導入する必要はないかもしれません。デメリットとまでは行きませんが、導入をするうえ、また運用をしていく中で注意をしなければいけないこととしては * コストパフォーマンスを最大化する * 求職者のメリットを最大化するということです。 ### コストパフォーマンスを最大化する excelを使っている場合や無料のものを使っている場合は、コストをかけて導入する場合には、コストパフォーマンスを意識する必要があります。 ### 求職者のメリットを最大化する特に、CheerCareerを運用するうえで、採用管理ソフトへ応募者を誘導する場合は、要注意です。CheerCareer上でのやりとりを望んでいる学生が多いため、採用管理ソフトなど、他の媒体を通したやり取りはオススメしておりません。また、別のサイトへの登録をする手間を避けるために、離脱してしまったり、他のメールに埋もれてしまい、返信が来ないまま離脱されてしまったりすることも懸念されます。求職者のメリットという視点でも、導入するかどうか、そして　どうやって運用するかを検討していただきたいと思います。 ## CheerCareerがお勧めする便利ツール「応募者ステータス」機能についてご紹介実は、CheerCareer上では、採用情報管理ソフトを使っていただくことなく、簡単に、そして確実に応募者情報管理をしていただけるようになっています。応募者が何年卒か、どの学校に所属しているかなどの応募者の個人情報はもちろんのこと、どの職種に応募してくれたか、どの説明会に予約したか、選考上でどの段階にいるのか、などを簡単に管理できるような仕様になっています。応募者管理情報の観点から、掲載企業様より「活用してよかった！」と言っていただける機能の一つが、管理画面の**「応募者ステータス」**です。「応募者ステータス」は「一次面接(日程確定)」、「最終面接」など、各企業様の選考プロセスにより、項目を自由に作成していただくことができます。進捗状況が変わった場合には、簡単に「ステータス」を変更していただけます。お知らせメールをお送り頂くときにそのステータスで絞り込みをしていただいたりもできます。応募者ステータスを使って進捗状況を更新しただくと、CheerCareerの運営事務局も、運用情報を随時確認し、適切なフォローを行うことができるというメリットもございます。ご多忙な人事・採用担当のみなさんには、新規採用の際、応募者情報の管理をしっかりして、効率的な採用活動を進めていただければと思います。